Tips para elaborar un email efectivo en el trabajo

Las bandejas de entrada están llenas de mensajes con contenidos que no son lo suficientemente efectivos e importantes para el rendimiento laboral.

Seguramente ha encontrado en la bandeja de su correo electrónico mensajes con asuntos con un ¡Hola! Lo abre y el contenido es el siguiente: Cancelada la reunión de este jueves.

Un correo electrónico así tiene dos escenarios. El primero es que la persona que lo recibe piense que no tiene un mensaje importante, no lo lea, lo borre y llegue a la reunión. El segundo escenario es que, quien redactó el mensaje luego sea calificado como ineficiente por no haber sido concreto.

En los dos escenarios, las dos personas han perdido el tiempo. El remitente porque no redactó eficazmente y el destinatario porque llegó a donde ya no había reunión.

Chris Anderson, uno de los conferencistas más consultados en temas digitales en Estados Unidos, asegura que los emails están “matando poco a poco nuestro tiempo productivo” por lo que es necesario establecer unas reglas para volverlos efectivos.

1. Respete el tiempo de los destinatarios. Para Anderson es lo principal, por lo que el remitente del mensaje tiene la responsabilidad de reducir, al mínimo posible, la pérdida de tiempo que ocasionará a quien lo recibe. ¿Para qué enviar información sin relevancia a los compañeros de trabajo?

2. No pierda su propio tiempo. Escoja muy bien las frases, las preguntas y los temas del contenido. No envíe por ejemplo correos con frases engañosas para ser leído porque no conseguirá lo que quiere.

3. Asunto concreto. Lo recomendable es tomarse el tiempo necesario en la redacción del asunto con una frase contundente. Aún cuando sea para responder un mensaje sobre el mismo el mensaje que ya llegó es necesario escribir la novedad en el asunto.

4. Breve no significa grosero. Hacer un correo electrónico corto no significa olvidarse de ser correcto en la comunicación. Lo importante es no olvidarse de los formalismos habituales como saludar o dar las gracias.

5. No enviar preguntas abiertas. Enviar un texto con pensamientos inconclusos se convierte en una carga. Sin embargo, es muy generoso enviar un correo con preguntas que se responden con un simple sí/no o varias opciones de respuesta, por ejemplo “queremos saber si asistirá a la reunión programada”.

6. Adjuntar si solamente es necesario. Algunos trabajadores además de enviar el texto escrito en el espacio de mensajes, adjuntan un documento con la misma información, o peor aún, anexan el documento Word y no escriben nada más.

7. La ortografía. No importa a quien va destinado el correo, muy seguramente los colegas en una posición laboral similar lo pasará por alto, pero, ¿si es un superior?

Si sigue alguna de las anteriores recomendaciones podrá tal vez conservar mejores relaciones con quienes interactúa diario y cuidar su estabilidad laboral porque aunque parezca difícil de creer, redactar un email en condiciones confusas puede costarle el puesto.